Penting sangatkah kertas kerja? Kalau tak ada kertas kerja tak boleh buat program ke? Kalau ada kertas kerja je, tetapi orangnya tak buat kerja, tak ada makna jugak.

Itulah antara persoalan atau rungutan yang sering didengar apabila seseorang diminta menghasilkan kertas kerja sebelum melaksanakan sesuatu program atau aktiviti.

Bagi saya kertas kerja itu satu kemestian. Lebih besar program yang hendak dilaksanakan dan lebih besar peruntukan yang diperlukan, lebih bergunalah kertas kerja itu.

Jika ada seseorang yang ingin mencadangkan sesuatu program, nasihatkan mereka tulis dahulu kertas kerja. Jika tak dapat tulis banyak, memadai satu muka surat.

Bagi saya kertas kerja itu memang penting. Mula-mula apa yang anda fikir dalam kepala anda. Kemudian dari kepala anda dipindahkan di atas kertas. Dan akhirnya baru dilaksanakan.

Semasa saya memegang jawatan dalam NGO suatu ketika dahulu inilah yang saya amalkan. Jika mereka tidak memintanya pun saya akan menghasilkannya walaupun hanya satu muka surat.

Jika saya mencadangklan sesuatu kepada seseorang/sekumpulan orang saya tidak datang dengan tangan kosong. Bersama saya mesti ada kertas kerja. Inilah kepercayaan saya sejak dahulu. Saya mahu kepercayaan ini diikuti oleh semua guru saya dan mereka yang bekerja di bawah saya.

Kertas kerja sama pentingnya dengan orang yang menulis kertas kerja dan orang yang melaksanakan apa yang terkandung dalam kertas kerja itu.Tidak kurang pentingnya orang yang mengajukan kertas kerja itu kepada pihak penaja.

Saya ingin bertanya kepada saudara/ri pembaca sama ada saudara/ri pembaca percaya kepada seseorang yang memohon sumbangan daripada saudara bernilai beribu-ribu ringgit hanya dengan menulis sepucuk surat?

Ini wang saudara. Saudara perlu tahu ke mana wang itu dibelanjakan atau disalurkan.Apatah lagi kalau wang kerajaan,syarikat dan badan-badan korporat yang melibatkan audit. Di sinilah pentingnya kertas kerja.

Fungsi kertas kerja ialah untuk meyakinkan penaja menghulurkan sumbangan atau bantuan kepada kita. Penaja berhak tahu sejauh manakah syarikatnya atau agensinya boleh ditonjolkan daripada program yang dibuat. Mereka tak mintalah,tetapi kitalah yang kena faham.

Sebab itu kertas kerja mesti mengandungi objektif, bukan sekadar matlamat yang umum. Di samping itu mesti ada tarikh pelaksanaan, tempat, target sasaran, jumlah penyertaan dan anggaran perbelanjaan.
Anggaran pendapatan dengan sumbernya sekali dan ke mana ia dibelanjakan mesti ditulis dengan terperinci dan jujur.

Jika keuntungan dipentingkan dalam program itu, baki terakhir mesti ditunjukkan. Dari sinilah penaja dengan mudah membuat pertimbangan. Dari sinilah juga pihak penaja akan buat keputusan tentang jumlah yang ia dapat sumbangkan.

Hakcipta Abd Bashid Harun

Saya mengucapkan terima kasih kepada Panitia Pendidikan Islam SKSV, Slim River Perak yang masih menyimpan artikel ini. Layari laman webnya dengan KLIK DI SINI